Was gehört in eine Datenschutzerklärung?

Je näher der 25. Mai 2018 und damit die Anwendung der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) rückt, desto emsiger beginnen auch Schweizer Unternehmen ihre Datenschutzerklärungen entsprechend anzupassen. Es stellt sich die Frage, was eigentlich in eine Datenschutzerklärung gehört und wie diese aufgebaut werden sollte. Dabei ist es auch für ein Schweizer Unternehmen durchaus sinnvoll, die Datenschutzerklärung entsprechend den neuen EU-Vorschriften zu verfassen (s. dazu „Neuer EU-Datenschutz – Gefahr für Schweizer KMU?“).

Der Inhalt einer Datenschutzerklärung ergibt sich im Wesentlichen aus den Informationspflichten des Datenschutzverantwortlichen, also des Unternehmens, gemäss Art. 12 ff. DSGVO. Dabei muss konkret bezogen auf die jeweilige Datenerfassung bzw. Datenverarbeitung informiert werden. Wichtig ist, dass eine Datenschutzerklärung klar und verständlich formuliert wird, andernfalls sie möglicherweise gar keine rechtliche Wirkung hat.

Vorab muss ein Unternehmen darüber informieren, dass es für die Datenverfassung und die Datenverarbeitung verantwortlich ist. Dabei muss es seine Kontaktdaten sowie die Kontaktdaten seines allfälligen Datenschutzbeauftragten (unternehmensintern oder -extern) publizieren.

In der Folge muss den betroffenen Personen mitgeteilt werden, welche personenbezogenen Daten erfasst werden und zu welchem Zweck. Zu dieser Information gehört auch, auf welcher rechtlichen Grundlage die Datenerfassung und die folgende Datenverarbeitung erfolgt. Rechtliche Grundlage können im Wesentlichen die Einwilligung der betroffenen Person, die Notwendigkeit für die Abwicklung einer Rechtsbeziehung (z.B. Kaufvertrag), ein Gesetz oder berechtigte Interessen des Unternehmens oder eines Dritten sein, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person überwiegen.

Fällt die rechtliche Grundlage für die Datenverarbeitung weg, müssen die entsprechenden personenbezogenen Daten ohne Verzug mit entsprechenden adäquaten technischen Mitteln dauerhaft gelöscht werden. Auch darüber ist in der Datenschutzerklärung zu informieren.

Sofern personenbezogene Daten nicht vom nämlichen Unternehmen selbst verarbeitet, sondern dafür an Dritte übermittelt werden, muss über diese Empfänger oder Kategorien von Empfängern informiert werden.

Werden personenbezogene Daten ins Ausland transferiert, ist dies insbesondere in der Datenschutzerklärung zu deklarieren und es ist darüber zu informieren, wie diesbezüglich das hohe Datenschutzniveau der Schweiz bzw. der EU auch im Ausland gewährleistet ist.

Ebenfalls müssen die betroffenen Personen über ihre Rechte in Bezug auf die Erfassung und Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten informiert werden. Dazu gehören gemäss DSGVO insbesondere folgende Rechte:
– Recht auf Auskunft
– Recht auf Berichtigung
– Recht auf Löschung
– Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
– Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung
– Recht auf Datenübertragbarkeit
– Recht auf Beschwerden bei den Aufsichtsbehörden
– Recht auf Widerruf der Einwilligung

Schlussendlich müssen die betroffenen Personen darüber informiert werden, ob die Überlassung bzw. Erfassung ihrer personenbezogenen Daten gesetzlich oder vertraglich vorgeschrieben oder für einen Vertragsabschluss erforderlich ist, ob die betroffene Person verpflichtet ist, die personenbezogenen Daten zur Verfügung zu stellen und welche mögliche Folge die nicht Zurverfügungstellung hätte (z.B. eingeschränkte Nutzung einer Website, wenn Cookies verweigert werden).

Bei diesen Ausführungen handelt es sich um eine Erläuterung zur Datenschutzerklärung basierend auf der EU-DSGVO. Es handelt sich um keine Empfehlung und darum wird auch jeden Haftung abgelehnt. Es wird empfohlen, für die Redaktion einer Datenschutzerklärung eine Fachperson, z.B. einen im Datenschutz spezialiserten Rechtsanwalt beizuziehen.

Ueli Grüter, LL.M., Rechtsanwalt, Hochschuldozent, www.gsplaw.ch www.hslu.ch