Wenn agile Projekte aus dem Ruder laufen

legal lessons learned

Ueli Grüter, LL.M., Rechtsanwalt, Dozent Hochschule Luzern*

Elbphilharmonie Hamburg - Ein agiles Projekt, das mehrmals aus dem Ruder zu laufen drohte und vor Gericht landete.

Gerade brüte ich über hunderten von E-Mails zwischen meiner Klientin und ihrer Auftragnehmerin, einer Software-Entwicklerin. Ein sogenannt agiles Projekt ist aus dem Ruder gelaufen. Nun will meine Klientin Mängel geltend machen. Dafür wäre wichtig zu wissen, was die Parteien konkret vereinbart haben. Nicht ganz einfach bei einer rollenden Planung. Nichtsdestotrotz, auch agile Projekte müssen juristisch niet- und nagelfest sein.

Elbphilharmonie Hamburg – Ein agiles Projekt, das mehrmals aus dem Ruder zu laufen drohte und vor Gericht landete.

Rollende Planung für flexible Produktentwicklung

Auch wenn sich die Verantwortlichen der Sache oft nicht bewusst sind, werden immer mehr digitale Projekte «agil» organisiert, wobei die Übergänge von «fix» zu «agil» oft fliessend sind. Das bedeutet vereinfacht, dass die kooperierenden Partner kein fixes Produkt, sondern den Prozess der Entwicklung, also eine rollende Planung definieren. Das Projekt wird in viele kleine, einander folgende Teilprojekte aufgeteilt; auch «Sprints» genannt. Dabei spielen eine enge Kooperation und Kommunikation der Partner eine wichtige Rolle. Teilresultate der Entwicklung kommen laufend in den produktiven Einsatz, werden laufend getestet. Ziel ist eine schnelle, flexible Produkteentwicklung. Agile Projekte sind nicht auf die Informatik beschränkt, sondern kommen auch in anderen Bereichen zur Anwendung, wie z.B. in der Architektur. So hatte das Schweizer Architekturbüro Herzog & de Meuron zwar eine Vorstellung davon, wie einst das Konzerthaus «Elbphilharmonie» in Hamburg aussehen sollte, das Projekt wurde aber vor dem Baustart nicht durchgeplant, sondern laufend entwickelt. Wie heikel eine solch agiles Vorgehen ist, zeigt denn auch exemplarisch der Bau der Elbphilharmonie, der neben extremen Verzögerungen auch mehrmals aus dem Ruder zu laufen drohte und vor Gericht landete. Genau dies gilt es aber unbedingt zu verhindern.

Juristische Problemfelder bei agilen Projekten

Auch wenn es Juristinnen und Juristen lieber wäre, ihre Unternehmen und Klienten würden ihre Projekte fix und nicht agil planen, müssen sie sich als Dienstleister den Umständen anpassen. Dafür ist es wichtig die Problemfelder agiler Projekte zu kennen.

In der Praxis habe ich festgestellt, dass sich die Projektpartner oft der agilen Projekte nicht bzw. nicht wirklich bewusst sind. Damit ist ihnen regelmässig auch die praktische, schon gar nicht die juristische Problematik klar.

Geradezu systemimmanent ist es, dass sich die Partner von agilen Projekten vertraglich nicht auf ein bestimmtes Resultat festnageln wollen. Dienstleistungen und angestrebte Resultate werden typischerweise nicht oder unklar definiert.

In einem fixen Projekt wird in der Regel ein Auftrag erteilt, wobei der Auftragnehmer diesen eigenständig ausführt und abliefert. In agilen Projekten dagegen arbeiten Auftragnehmer und Auftraggeber, soweit man diese als solche überhaupt noch abgrenzen kann, eng zusammen und damit überschneiden und verwischen sich oft die Verantwortlichkeiten.

Die enge personelle Kooperation kann darüber hinaus auch zu unklaren arbeitsrechtlichen Verhältnissen führen, insbesondere zum Personalverleih, der unter bestimmten Bedingungen sogar bewilligungspflichtig ist; mit Straffolgen bei Missachtung.

Rollend geplant werden nicht nur die agilen Projekte an sich, sondern auch deren Finanzierung. Spätestens wenn diese aus dem Ruder läuft, kommts zum Knatsch. Beim Beschluss des Baus der Elbphilharmonie durch den Senat von Hamburg im Jahre 2007 ging dieser von Gesamtkosten von rund 240 Millionen Euro aus. Bei der Eröffnung der Elbphilharmonie im Jahre 2017 sind die Koste auf rund 860 Millionen Euro angestiegen (sic!).

Hotspots eines Vertrages für agile Projekte

Auch wenn die Anlage bei agilen Projekten aus juristischer Sicht schwierig ist, lassen sich aus den genannten Problemfeldern Hotspots für die Vertragsgestaltung ableiten, mit denen juristische Auseinandersetzung wenn nicht verhindert, dann doch vermindert und in geordneten Bahnen bewältigt werden können.

Gleich zu Beginn des Vertrages sollten sich die Partner die Projektmethode bestimmen.

Auch wenn es zur DNA eines agilen Vertrages gehört, dass die Projektziele laufend entwickelt und ergänzt werden, sollte versucht werden im Vertrag ein mindestens übergeordnetes, wenn auch wenig konkretes Projektziel zu beschreiben.

Es folgt die die Definition der Projektorganisation und der Projektführung. Dabei geht es u.a. auch um die Frage, wer welche Rolle im Projekt übernimmt; bei der Projektmethode «Scrum» z.B. wer Product Owner ist, wer zum Entwicklungsteam gehört und wer die Rolle des Scrum Masters übernimmt.

Da eine enge Zusammenarbeit und Kommunikation der Projektpartner wesentliche Elemente eines agilen Projekts sind, ist es wichtig, dass im Vertrag klar definiert wird, wer von den jeweiligen Projektpartner mit wem von der jeweils anderen Projektpartnern wie zusammenarbeitet und kommuniziert. Dazu gehört auch die Mitwirkungspflicht des Auftraggebers, falls ein solcher in dieser herkömmlichen Art effektiv existiert.

In agilen Projekten beobachte ich ein «Management by E-Mail». Es fehlen klare, übersichtliche Protokolle und Reports, nach denen u.a. Pendenzen systematisch abgearbeitet und wiederum protokolliert und rapportiert werden. Zudem fehlt beim flexiblen und schnellen Entwickeln offenbar auch die Zeit für Dokumentationen. Solch oberflächliches Handeln macht es später insbesondere für Dritte schwierig bis unmöglich, Projektschritte, Projektänderungen und Projektresultate nachzuvollziehen und zu verstehen.

In den Vereinbarungen betreffend Projektorganisation, Projektführung, Zusammenarbeit und Kommunikation muss eine klare Abgrenzung der Verantwortlichkeiten enthalten sein, die es später ermöglicht, zu eruieren, wer für Mängel und allfällige Schäden haftet.

Auch bei einer flexiblen und schnellen Projektentwicklung dürfen Abnahmen nicht fehlen. Immer wieder kann man beobachten, dass mangelhafte Projekt-Teilresultate einfach in die neuen Projektschritte bzw. Sprints übernommen werden, ohne je gelöst zu werden, wobei sich die Probleme damit akkumulieren, bis das Projekt aus dem Ruder läuft. In einem Vertrag zu einem agilen Projekt müssen darum Zeitpunkt und Verbindlichkeit von Abnahmen bzw. Teil-Abnahmen vereinbart werden.

Aufgrund der speziellen Projekt-Eigenschaften besteht in agilen Projekten eine besondere Gefahr, dass auch die Kosten aus dem Ruder laufen. Ich staune zudem als Jurist, wie in Projekten hunderttausende, ja Millionen von Schweizerfranken ohne klare Bedingungen zwischen den Partnern fliessen. Aus juristischer Sicht muss jedoch absolut nachvollziehbar sein, für was ein Franken bezahlt wird. Andernfalls können insbesondere Preisminderungen und Schadenersatz nur sehr schwierig berechnet werden. Es muss auch ein eindeutiges Preismodell vereinbart werden, wie Pauschalpreis, Kostendach oder Verrechnung nach Aufwand. Zahlungen sollten mit eindeutigen Milestones verbunden werden.

Bei agilen Projekten tendieren nach meiner Beobachtung die Partner zum «Laissez-faire», mit regelmässig fatalen Folgen. Gerade in solchen Projekten braucht es aus juristischer Sicht ein striktes Controlling. Dazu eignet sich u.a. die Vereinbarung von Milestones; auch wenn diese allenfalls nur für Teilprojekte bzw. Sprints festgehalten werden. Wie erwähnt gehört dazu auch das Finanz- bzw. Zahlungsmanagement.

In vielen, notabene Langzeit-Projekten, insbesondere im Bereich IT, sitzen die Projektpartner nicht nur in demselben Boot, sondern in demselben U-Boot; und es ist für alle besser, wenn niemand eine Luke öffnet! Mit anderen Worten, ab einem gewissen Projektfortschritt ist bei Meinungsverschiedenheiten der Projektpartner ein Exit de facto für alle Beteiligten nicht mehr realistisch. Aus diesem Grund sind ein vorab vereinbartes juristisches Changemanagement und ein Eskalationsverfahren fundamental. Insbesondere muss ein Gang ans Gericht um jeden Preis vermieden werden. Diesbezüglich vereinbaren die Parteien, wie sie mit notwendigen Projektänderungen umgehen, die entweder von einem der Projektpartner verlangt oder aufgrund veränderter Umstände notwendig werden. Zudem einigen sich die Partner vorab auf ein Verfahren, mit dem sie Meinungsverschiedenheiten eskalieren können. Das Eskalationsverfahren besteht aus einem internen und einem externen Teil, wobei man davon ausgeht, dass eine Problemlösung wahrscheinlicher wird, je weiter weg sie von den unmittelbar Involvierten getroffen wird. Im internen Verfahren wird ein Problem direkt zwischen den Projektverantwortlichen der jeweiligen Projektpartner besprochen. Kommen diese zu keiner Einigung, wird das Problem nach oben an die Geschäftsleitungen der Projektpartner weitergereicht. Können sich auch diese nicht einigen, versuchen es bei einer Aktiengesellschaft als nächstes die Verwaltungsräte. Kommt es auch hier zu keiner Einigung, erfolgt der Schritt aus dem Projekt heraus zu einer Mediation und als letzter Schritt zu einem Schiedsrichter oder einem Schiedsgericht, die in der Sache entscheiden.

*www.linkedin.com/in/ueli-grueter, www.twitter.com/juristenfutter, www.digilaw.ch

Wenn die Linke nicht weiss, was die Rechte tut

Digital Law & Legal Tech

Seit der Jahrtausendwende werden laufend neue Bereiche unseres Lebens von der Digitalisierung erfasst und teilweise dermassen verändert, dass von einer eigentlichen Revolution gesprochen wird. Als Abbild von Gesellschaft, Wirtschaft und Technik spiegelt sich die Digitalisierung in Recht und Ethik. Dabei werden jene in einer noch nie dagewesenen Art verzahnt. Diese ausserordentliche Situation verlangt eine enge Kooperation zwischen Fachleuten in Ökonomie, Technik und Recht. Das Verständnis des je anderen Fachbereichs spielt im Kontext der digitalen Welt eine entscheidende Rolle. Von den Akteuren werden sowohl ökonomische wie technische und rechtliche Kompetenzen verlangt. Kommt dazu, dass die Digitalisierung die Fachleute vermehrt an die Grenzen ihrer Möglichkeiten bringt. Jene können nur mit unkonventionellen Lösungen auch in Recht und Ethik überwunden werden.

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Rechte und Pflichten als Algorithmen

In der digitalen Welt ist am Ende alles Software. So auch die Verträge. Rechte und Pflichten werden nicht mehr auf Papier geschrieben, sondern in Algorithmen gefasst, den Bausteinen von Computerprogrammen. Damit entstehen sogenannte «Smart Contracts». Diese zeichnen sich dadurch aus, dass sie ohne weitere Eingriffe Vertragsverhältnisse selbst abwickeln. Ein einfaches Beispiel ist die Lizenz für Güter wie Software oder Musik. Das Programm prüft den Eingang der Zahlung des Lizenznehmers und gibt dann die Lizenz frei.

Blockchain – Neue Plattformen für neue Organisationsstrukturen

Während es sich bei den Smart Contracts um ein relativ einfaches Beispiel von digitalisierten Rechtsverhältnissen handelt, nimmt die Komplexität bei Blockchains als neue Plattformen für die digitale Organisation von Projekten, aber auch als Plattformen für Smart Contracts enorm zu. Das strukturelle und technische Verständnis ist bei Blockchains sogar für Informatikerinnen und Informatiker eine Herausforderung, erst recht für Juristen und Ökonominnen. Juristisch kommen zu den vertragsrechtlichen Fragen der Rechtsverhältnis-se zwischen den Projektpartnern und diesen und den Usern vor allem knifflige datenschutzrechtliche Fragen. Mit der Anwendung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) in der EU hat die Problematik sogar noch enorm an Bedeutung zugenommen.

Der Weg ist das Ziel – Agile Projekte mit agilen Verträgen

Wenn Ökonomen und Technikerinnen erklären, sie möchten zusammenarbeiten, hätten jedoch noch keine Ahnung wohin das Projekt führt, der Weg sei sozusagen das Ziel, sie bräuchten dafür aber einen Vertrag, dann sind Juristinnen und Juristen gefordert. Mit der Digitalisierung haben solche Formen der Zusammenarbeit zugenommen. Die Lösung für solche agilen Projekte sind in der Regel agile Verträge. Da man sich einen solchen Vertrag als Jurist/in nicht einfach aus den Fingern saugen kann, sind aber auch die beteiligten Ökonominnen und Techniker gefordert. Dafür müssen sie wissen, auf was es bei einem solchen Vertrag aus juristischer Sicht ankommt. Wesentlich sind dabei das Worst-Case und das Varianten-Denken der Juristinnen und Juristen.

Legal Tech

Während sich Juristinnen und Juristen mit laufend neuen Herausforderungen der digitalen Welt beschäftigen, zieht seit Jahren unspektakulär die digitale Welt in ihrem unmittelbaren Umfeld ein, die «Legal Technology», kurz «Legal Tech». Obwohl man denkt, Legal Tech sei eine neue Erscheinung, handelt es sich, weit gefasst, um Technologien die teilweise seit über zwanzig Jahren existieren. Legal Tech unterstützt bis anhin Juristinnen und Juristen bei ihrer Arbeit. Mit künstlicher Intelligenz erledigt nun aber Legal Tech einfache juristische Arbeiten selbst. In gewissen Gebieten, wie der Compliance und der Finanzmarktregulierung wäre die Arbeit für die Juristinnen und Juristen ohne Legal Tech sogar nicht mehr zu bewältigen. Für den juristischen Menschen bleiben komplexe, strategische Denkaufga-ben.

Damit die Rechte weiss, was die Linke tut

Bis anhin haben Juristinnen Verträge redigiert und Programmierer Software entwickelt. Smart Contracts, aber auch die Anwendung von Blockchains und anderen, neuen komple-xen digitalen Systemen verlangen nun eine Kooperation und Kommunikation der beiden Disziplinen, wobei sich Juristinnen und Juristen die Basics der technischen Grundlagen aneignen müssen, Informatikerinnen und Informatiker die Basics der digitalrechtlich relevanten Regulatorien und die Ökonominnen und Ökonomen beides. Denn, weiss der Jurist nicht was die Informatikerin oder der Ökonom tut und umgekehrt, kann dies fatale Folgen haben. Auch die Haftung in digitalen Projekten ist ein neues Thema! Dabei werden sich inskünftig weder Juristinnen noch Informatiker noch Ökonominnen darauf berufen können, sie bräuchten keine Kenntnisse der jeweils anderen Disziplin.

Voraussetzung einer erfolgreichen digitalen Transformation aus kombiniert ökonomisch-informationstechnisch-juristischer Sicht ist die Notwendigkeit, dass «die Linke weiss, was die Rechte tut» und umgekehrt!

Die Hochschule Luzern – Informatik führt ab Herbst 2019 das CAS Digital Law & Legal Tech durch. In diesem interdisziplinären Kurs geht es darum, dass sich Fachleute aus Wirtschaft, Technik und Recht die Basics der jeweils anderen Disziplin aneignen und sich zusammen mit den Hot Topics in Digital Law & Legal Tech vertieft auseinandersetzen. Detaillierte Informationen zum neuen CAS finden sich unter folgendem Link: https://www.hslu.ch/de-ch/informatik/weiterbildung/digital-value-creation/cas-digital-law-legal-tech/.

Weitere Informationen zu «Digital Law» auch im Online-Lehr- und Fachmittel digilaw.ch.

Ueli Grüter, LL.M., Rechtsanwalt, Hochschuldozent, www.gsplaw.ch www.hslu.ch
www.twitter.com/juristenfutter linkedin.com/in/ueli-grueter/ digilaw.ch

Informatik-Musterverträge

Der Bund (Schweiz) stellt unter folgendem Link Informatik-Musterverträge gratis zur Verfügung. Gemäss entsprechender Angaben werden die Vorlagen periodisch überprüft und angepasst. Zu beachten ist, dass die Verträge tendenziell zugunsten des Auftraggebers redigiert wurden.

https://www.beschaffung.admin.ch/bpl/de/home/auftraege-bund/mustervertraege.html

Ueli Grüter, LL.M., Rechtsanwalt, Hochschuldozent, www.gsplaw.ch www.hslu.ch
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